Форма сопроводительного письма зависит от того, пишете ли вы в ответ на конкретное объявление о вакансии или просто подаете заявку в кадровую службу приглянувшейся вам организации. Отвечая на объявление, следует обязательно обозначить его происхождение (место размещения, заголовок вакансии, идентификационный номер, если имеется, а также дату опубликования). Вступление может выглядеть так:

В следующем абзаце вы представляете свои профессиональные навыки и компетенции, которые должны удовлетворять требованиям работодателя. Можно начать с предложения:

Если вы не пишете в ответ на определенное объявление, следует сосредоточиться на личных чертах, умениях и опыте полезных с точки зрения работодателя. Когда вы составляете сопроводительное письмо, постарайтесь поставить себя на место того, кто будет его читать. Важно убедить работодателя в том, что вы уверенно ориентируетесь в специфике отрасли, в которой хотите работать.

Если вы знакомы с кем-то из сотрудников вышеозначенной организации, стоит упомянуть это в самом начале сопроводительного письма. Можно, например, начать со слов:

…У меня была возможность ознакомиться с вашей компанией благодаря г-ну N, который предложил мне прислать резюме...

Или так:

Уважаемый господин N! В продолжение нашего разговора, состоявшегося на «Ярмарке вакансий» 23 сентября 2007 года, хотел бы предложить вам рассмотреть моё резюме...

Всегда лучше обращаться к кому-то лично. Если вы не знакомы ни с кем из сотрудников кадровой службы, стоит поискать в Интернете фамилию, имя и отчество руководителя HR-отдела компании-работодателя.

Если вы ссылаетесь, например, на телефонный разговор, можно начать письмо следующим образом:

В продолжение телефонного разговора с руководителем отдела кадров вашей компании, который состоялся 20 сентября 2007 года, прошу рассмотреть мою кандидатуру для замещения вакансии...

Если у нас был уже опыт общения с данной организацией, лучше всего вспомнить этом также в самом начале, обязательно обозначав характер работы и круг обязанностей, которые вам приходилось выполнять. Это прекрасная возможность подчеркнуть свое знание специфики работы компании.

Иногда бывает полезно пояснить в письме причину перемены места работы. В резюме нет места для этого, а вот в сопроводительном письме такого рода комментарии могут быть уместны. Таким способом можно отмести подозрения в том, что вы склонны к частной перемене мест работы. Например:

Решение о смене места работы мотивирую отсутствием возможностей для профессионального роста, нестабильной ситуацией в компании и постоянной ротацией сотрудников...

Однако, будьте осторожны! Крайне нежелательно открыто выражать нелояльность по отношению к вашим прошлым работодателям. Если вы согласны на так решительные слова, вы должны будете подтвердить их весомыми примерами. Вы бы хотели подчеркнуть свое особое отношение к организации? Напишите так:

Отправляю вам свое резюме, потому что деятельность компании XYZ в сфере моих интересов. Мне удалось лучше ознакомиться с автомобильной отраслью, работая в фирме ZYX. Убежден, именно в этой отрасли мои знания и опыт будут востребованы максимально эффективно.

Если вы посылаете письмо в кадровое агентство, стоит вначале определить свои профессиональные цели, чтобы облегчить работу консультантам. Рекрутер, в первую очередь, смотрит, насколько карьера кандидата продумана, знает ли он, в каком направлении нужно развиваться, чего он хочет достичь, например, через пять лет. Подобного рода вопросы нередко задаются и на собеседовании. Письмо должно быть понятным и давать ответы на главные вопросы: «я знаю, что хочу делать», «мне нравиться то, чем я занимаюсь». Нет ничего страшнее (с точки зрения работодателя), чем бессвязный лепет типа «не знаю, что делать дальше», «мне все равно», «ищу просто высокооплачиваемую работу». Для работодателя нет ничего хуже работника, который не знает сам себя, не осознает своих недостатков и преимуществ (например если вы не сможете во время собеседования внятно ответить на вопрос о ваших недостатках – это может быть расценено, как попытка скрыть что-либо или как проявление неуверенности в собственных силах).